如何有效傳達職場訊息？

訊息包括文字內容及思想情感， 在職場溝通當中， 訊息是重要的資料或工作要求， 必定要有效傳遞， 才可達至預期效果。

有效傳達職場訊息的技巧， 在溝通過程中十分重要， 這也就是要求大家考慮面對的溝通物件和目的時， 有不同的傳達方式， 而職場訊息傳達的方式有很多， 例如：工作會議、簡報、告示、信件、電話、電郵、面說等， 如果只是一般的訊息傳遞， 通過電郵、函件或電話就可以解決， 但如果為了要交流感情及增加信任， 則應該配合適當的時間和場合， 而面談會是最好。

何時、何地、何事

要有效傳達職場訊息，

講求“天時、地利、人和”的因素， 例如：何時約見客戶？何時發出有關函件？何時向老闆彙報進度……這個“何時”就是一種學問， 總括來說， 不要因為不適當的時間而造成溝通障礙。 假如你是下午5時放工， 誰知道上級竟在放工前要求見你， 除非是甚麼天大的事情， 否則這個時間大部分的溝通內容極可能是未能傳達的。

選擇恰當的地點也是十分重要， 假如你要和同事檢討他的工作情況， 那就必要選擇一處只有你們兩人的安靜環境。 如果想減輕辦公室的拘謹和壓力， 可以選擇前往公司附近的餐廳， 環境也可以造就和諧的溝通氣氛。

內容充實　簡單易明

其實， 訊息的內容就是溝通的實質， 因此進行溝通時切勿無的放矢。

溝通之前， 應該對相關訊息的內容做好準備， 訊息的取捨至為重要， 有時候講得太多未必能達至預期效果。

職場訊息的內容應該清楚簡潔， 避免含糊不清， 專業用語或行業術語在確認對方能夠理解的情況下， 才可以使用。 當然， 在說話時所用的聲量、語氣、聲調、表情及動作都會令對方產生不同的感受而影響溝通。

最後， 要清楚自己的權責所在， 在崗位上與同事溝通， 應該要不受個人情緒影響。 訊息要簡單易明， 直截了當， 個人須處於冷靜沉?的狀態， 知道自己在說甚麼， 才能把訊息清楚傳遞。