老員工休5天年假， 身為“臨時接班人”的職場新人， 如果遇到不清楚的狀況該怎麼辦？又如何不影響自己的工作進度？由於平時工作繁忙， 很多上班族都會選擇在年底休年假。 遇到老員工請年假的時候， 就會面臨工作臨時託管問題。 臨時託管人通常需負起請假人請假期間的所有工作和責任， 因此為了避免日後發生過失時的責任歸屬問題， 對於請假人以及託管人雙方而言， 有以下幾個原則需要特別注意。
託管人的3要1不原則
當有老員工請年假時， 無論你是上司指定， 或是同事私下請求幫忙， 作為職場新人，
要有書面的工作交接內容：在現今講求專業分工的工作環境中， 每個人不可能詳盡地瞭解其他同事的工作內容， 更別說是細項的工作進度， 若要求託管人自行判斷工作代理範圍將會非常困難且危險。 因此， 當職場新人被通知為老員工請假託管其工作時， 第一件事就是要求請假人詳細寫下請假期間原訂的工作內容與處理方式， 然後坐下來和請假同事一項一項討論確認， 並可提出假設性問題， 以防有臨時狀況發生。
要共同確認公司內部可用資源：確認工作內容時， 或許請假人會主動建議， 當有緊急狀況發生時可以尋求公司內部其它人的協助。
要讓共同主管掌握具體情況：除了讓主管知道誰是託管人， 如果託管人在交接後認為， 交接的工作量有可能影響到自身的工作進度， 也應該事前向主管反映， 請主管指派另一個共同託管人分擔工作。
另外， 託管人需要特別注意的是， 有些辦公室老員工會因為事先知道隔天將有麻煩事， 因此故意請假逃避責任， 並委請其他新人來處理。 為了避免類似背黑鍋的事情發生， 倘若職場新人發現託管的工作與自身經驗相差甚遠， 就應該以“很抱歉， 我對於你的業務不熟”， 勇敢地拒絕並請他求助其他同事。
${FDPageBreak} 當遇到緊急突發狀況時
當職場新人在託管期間遇到交接清單以外的突發狀況， 首先應該坦白向客戶表明， 由於原本負責的同事請假， 你是暫時代理職務， 請客戶寬限一點時間讓你尋求協助， 以順利解決客戶問題。 其次， 則是要立即與請假同事聯絡告知狀況。 由於請假人最瞭解情況， 因此或許他會直接提供有效的解決方案， 或許他會直接與客戶聯繫， 由他接手解決。
需要注意的是， 即使最後是由請假同事接手解決， 託管人也應跟蹤到最後， 再次聯絡客戶確認問題已獲解決。 畢竟託管人需負起請假期間的工作和責任， 倘若請假同事說好要自己解決卻沒有聯絡客戶， 日後倒楣的還是託管人。
小貼士：要請假找不到代理人怎麼辦？
對想要請假的上班族來說， 即使公司有明確的託管制度， 也應負起責任主動寫下詳細的工作事項。 此外， 對於託管同事的態度也應該是虛心請人幫忙， 而非抱持著“公司規定他是代理人， 他就得負責”的心態， 否則託管同事在心不甘情不願的情況下， 極有可能草率處理你的事情。
然而， 如果遇到根本找不到託管人的情形又該怎麼辦？
這個問題分為2種情形， 一種是因為整個團隊的運作已經出了問題， 另一種則是請假當事人本身的問題。 無論是哪一種情況， 當請假人發現找不到託管人時， 都應該立即向主管反映， 並由主管出面解決問題。 請假人應避免在找不到託管人的情況下仍堅持請假，
對主管而言， 則是應該深入瞭解團隊成員為何拒絕託管其他人的工作， 因為這個徵兆表示團隊成員之間的互相扶持與分擔工作的信念已經消失。 倘若只是因為請假同事的人緣不好， 除了直接指派託管人之外， 也應輔導該同事改善人際關係。
