同事溝通如何才能減少資訊流失

如果你是老闆或是一名管理人員， 你的一個重要職責就是給員工或下屬安排工作。 如何確保自己的命令和指示準確無誤並讓員工切實遵照執行， 高效地完成任務呢？

溝通的位差效應

美國加利福尼亞大學曾作過一項關於“溝通效率”的研究， 結果發現：“從上到下傳遞的資訊， 比如上司傳話給下屬， 只有20%—25%能最終被下屬知道並正確理解；從下到上傳達的資訊， 最終能被正確理解的不超過10%。 ”這種資訊“打折扣”的現象， 被稱為“溝通的位差效應”。

導致“溝通位差”的原因， 包括社會地位、知識水準、年齡差異等各方面的差距。

就像從高往低倒水容易溢出、從低往高抽水非常費力一樣， 導致了有效資訊的流失。 因此， 溝通過程中， 要想資訊儘量少流失， 關鍵是要克服位差， 讓交流雙方處於同一“水準”。

第一， 上司交代任務時， 最好就事論事， 而不要用命令的口氣， 同時可以加上一封確認郵件或書面通知， 保證萬無一失。

第二， 日常交流中， 要彼此關照， 比如不要對門外漢大談專業術語等。

第三， 與老人、孩子等特殊人群交流時要靈活調整， 比如蹲下身子和孩子面對面、適當靠近老人耳朵等。 研究表明， “平行交流”的效率可達90%以上。

上司發號施令做好3點員工更得力

1、語氣適當。 下達指令的語氣應謙遜有禮、溫和而不失嚴肅， 這比頤指氣使或屈尊俯就的態度更容易讓人接受，

也更能讓人將工作做得更好， 例如不要對員工說：“現在你能抽點時間解決這件事嗎？你知道， 這件事很急。 “但也不要哀求員工：“這件事實在無人可做， 只有靠你幫我了。 ”

2、任務明確。 向員工提出工作要求時， 應當明確自己需要什麼， 以及什麼時候需要， 同時也要讓員工明白自己要完成的任務和要求達到的標準。 指定完成的期限也要明確一點， 例如“請在下週一以前將解決方案呈交上來。 ”“星期三有客戶前來參觀， 請各部門作好準備工作。 ”

3、檢查監督。 定期檢查和監督員工作進度是必要的， 但不要衝進員工的辦公室劈頭蓋臉地問：“怎麼還沒有完成？”而應採取一種和藹的態度， 親切地拍拍對方肩頭，

以示鼓勵， 經常詢問員工的工作進展或有什麼困難， 既可激勵員工又可及時瞭解自己指派的任務完成得怎樣了。