不可不知的九大郵件新規則

導語：職場中可別小看了E-mail的功能， 簡單的幾個詞裡面大有玄機。 你所寫的每一個字， 都將作為之後的mail法庭中的證詞。 若想打好下一場職場升級戰， 要先把郵件新規則研究透。 學好EMAIL規則， 善用職場法寶， 做個職場牛人是不難的。

一、不要越級發郵件

杜拉拉對直接上司玫瑰有看法， 跟平級的王薔討論， 結果聽說王薔這個北方愣子已經直接給玫瑰的上級李斯特發過告狀EMAIL了， 李斯特這個老頭子的做法只是把EMAIL原封不動回傳給玫瑰。 顯然， 李斯特的“轉發”表明了自己的態度。 王薔的結局絲毫不意外：很快就被玫瑰開了。

之所以把這條放在頭一位， 是很多職場新人自以為比上司能， 以為越級發發EMAIL告狀不容易被發現， 在EMAIL裡還能暢所欲言， 比打電話方便得多啊!其實EMAIL的最重要特徵就是容易被轉發， 這一點對於喜歡越級EMAIL的“小聰明們”來說是致命的。

二、不要在EMAIL裡談論跟工作無關的事

EMAIL的第二個特徵是容易“留案底”， 這一強大特徵讓EMAIL容易變成流言蜚語滋生地。 假如你對某同事有意見、對老闆有看法， 用嘴巴說說痛快一下就算了， 何必發EMAIL呢， 省得讓人家轉發給當事人， 或複製下來貼在MSN上。

三、不要轉發不該轉發的EMAIL

同樣， 假如你收到了某某同事發來的帶有偏見內容的EMAIL， 你做到自己知道就行了， 並深深感謝他的信任， 不要到處轉發或複製粘貼，

更不要為證明“這不是我說的， 是XX說的”而當他人面打開EMAIL頁面， 要知道， 你能對A這樣做， 你也能對B這樣做， 你就變成了辦公室的不良資訊傳播者， 失去了同事最起碼的信任。

四、保留好發送EMAIL的證據

有時候EMAIL可能因網路問題不能按時送達， 也可能不小心被收件者刪掉了， 或者收件者根本就是故意說沒收到， 怎麼辦?在發EMAIL時給自己抄送一份就得了， 或者保留在寄件匣裡。

同樣， 其他人發給你的工作EMAIL也要保留三個月以上再考慮永久刪除， 以備發生問題時“對質”。

五、私人EMAIL躲開公司網路監控

很多公司都有網路監控一說， 我們就寧可信其有吧。 我們總有點私事吧， 躲開監控也不難， 可以用擅發EMAIL的手機， 隨時隨地上網， 發送接收都可以避開公司的網路監控。

比如跟戀人談談情說說愛， 或者跟培訓班的老師發發作業， 都很方便。

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六、讓EMAIL幫助自己樹立勤奮形象

不能半夜給客戶打電話談價格， 不能在出差途中、火車上給老闆打電話彙報情況， 怎麼辦?很簡單， 發EMAIL啊。 銷售小說《輸贏》裡有這麼一招， 你只管在晚上零點之後給客戶、老闆發EMAIL談工作吧， 當他們收到時會為你的勤奮感動的!

同樣， 在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老闆發EMAIL， 說一句：我在火車上， 周圍比較亂， 在用手機發EMAIL……老闆最喜歡這樣的員工了。

七、不要忘記EMAIL的正確收發時間

同一個EMAIL前後10分鐘發送可能就影響大局。 比如可以把手機的EMAIL收發設置上聲音， 像短信一樣提醒;對於需要在確定的時間點上發送出去的重要EMAIL可以在三手機的備忘錄中將其記錄下來，

一到時間就會提醒你。 老闆可以說沒有看到EMAIL， 但你不能說你沒有發。 動一動手指頭不麻煩， 幫你省掉無數的誤會、責備。

八 不要忘記正確“抄送”和“暗送”

幾乎每位會用EMAIL的人都會做的， 但卻未必做得最合適。 當需要把檔傳達給其他人時， 固然要抄送到每位， 但別忘了要抄送到主管上級、老闆那裡， 雖然他可能根本沒有時間看， 但這種“以資證明”的行為不可缺少。 尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候， 這種抄送更是比表揚本身還重要。

暗送， 不要把暗送當成法寶來避開那些被抄送的人， 如果你不想讓別人知道你“送”過誰， 那最好根本就別“送”!

九 不要讓EMAIL徹底代替電話

很多人都有這樣的感覺， 當習慣用EMAIL、QQ、MSN或短信時， 發現自己能不打電話時就儘量避免打電話， 因為“怕人家煩”， 尤其是需要道歉、澄清、辭職、砍價時。 血淋淋揭開的事實是：我們的口頭溝通能力下降了!我們感覺已經無法面對電話中的客戶、老闆或同事了!但這樣不行!必要時拿起手機撥過去， 用禮貌、清晰、抑揚頓挫的語言跟對方溝通， 讓對方充分感受到你聲音的魅力並被打動吧。

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