桌面形象需經營 你的辦公桌會說話

“桌面形象”需要用心經營

辦公室內， 一言一行都需要智慧， 你那“一畝三分田”——辦公桌更是你的長期“形象代言人”。 一年即將過去， 你有沒有把它好好經營？你會常常收拾辦公桌嗎？記者隨機抽查10個職場白領， 9個都會回答：“會。 ”或者一週一次， 或者每天抽5~10分鐘時間來整理， 大部分人是為了工作起來更舒服、方便。 資深的白領則會好心提醒：你的辛苦不會白費， 因為老闆其實都看過你的辦公桌， 心裡還會悄悄給你“打分”的！

每天十幾分鐘整理辦公桌

在某單位業務交流研討會上， 主管領導向全體工作人員介紹了他不算經驗的一條“經驗”：每天下班後，

一定要抽出十幾分鐘時間， 將自己的辦公桌的桌面整理一遍。 批示完畢的檔， 一定要轉交出去， 絕不能在自己手裡過夜；暫時沒有用的檔， 一定要存入檔案櫃， 絕不能雜亂地堆在眼前；需要處理的檔， 一定要整理好放在辦公桌顯著的位置， 絕不能對待辦的事情心中無數。 然後， 在整理完畢的桌前， 認真總結一遍今天的工作， 計畫一遍明天的工作。 他說若能每天堅持這麼做， 一定會有收穫。

他解釋道：可千萬別小看這不起眼的十幾分鐘。 整理好自己的桌面， 其實是一個打理工作的過程。

將批示檔轉出， 就是不要讓緊急事件在自己這裡擱置， 往往一擱置， 就很容易忘記， 很容易造成重大失誤；將無用檔存起來，

就是千萬不要讓過去的事情、沒用的東西佔據自己有限的大腦， 而感覺還有許多事情要做， 產生緊張情緒， 這對心理、工作都無益；將待辦檔整出來， 就是千萬別讓日後的工作盲目無序， 一定要分清輕重緩急， 做到心中有數， 這樣各項工作才不會拖、不會誤。 這樣一來， 工作品質不提高都是不可能的了。

老闆會“以桌取人”

Helen在超級忙亂的市場部工作， 桌面上總有亂七八糟的檔、文書一大堆， 大家習以為常， 也就不覺得突兀， 要找文件的時候往往嬉笑著一起找。 不過有資深的白領就會好心提醒她：雖然不像學校裡老師巡查一樣正規， 但老闆或者上司確實會悄悄通過桌面來觀察一個職員的處事作風。

做文秘助理的陳先生， 經常跟著上司工作， 也會以上司的思維去“以桌取人”。 他覺得， 一張辦公桌就如同人的一張臉， 從桌面風格就可以看出這個人的個性和對生活的態度。 例如， 他們辦公室的Amy是個大忙人， 經常出差， 一回來電話打個沒完沒了， 桌子長期被一層又一層攤開的各種檔所覆蓋。

陳先生指出， 這樣的桌子確實顯示她比別人忙， 不過說話多， 實事做得少， 可見她出差的時候效率也高不到哪裡去。 再看另外一張桌子， 不用看本人， 從新丁小伍的桌面就看得出他是一個剛參加工作的人：學生時期的獎盃獎牌都放在桌子的一角， 給人感覺像是在炫耀自己的能力， 顯示了他可能充滿野心， 凡事求成心切。 那些桌面很少有工作之外雜物的辦公桌，

主人一般是踏實認真的， 私生活和工作嚴格分開。

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好習慣需要培養

有調查公司對美國、英國、澳大利亞、德國和法國5個國家的2600名經理人進行的調查結果顯示， 48%的受訪者喜歡亂而有序的辦公桌風格， 占了最多數。 這類辦公桌上雖然東西很多， 但是牽扯到工作方面的檔卻不可思議地整齊。 各種文檔分門別類， 排列非常合理而且具有邏輯性， 給人感覺專業又不會太嚴肅。

60%的國外職場人表示， 這樣的習慣需要通過後天的訓練來養成。 在美國， 不少家庭在孩子很小的時候， 就引導他們使用一些工具， 比如使用一些標籤機給他們的桌椅編好名字， 來培養孩子細節管理的能力。 當他們長大進入辦公室後，

他們同樣會通過這些從小培養起來的習慣來管理他們的辦公桌。

六招打造高效辦公桌

你的辦公桌看起來像垃圾堆嗎？是不是要花很多時間找資料？日本知名設計師佐藤可士和建議， 著手整理辦公桌之前， 要先回歸到一個基本問題：“自己是否真的需要該項物品？”也就是說， 要大刀闊斧地捨棄多餘的東西。

原則1：辦公桌面空無一物， 才是理想狀態

辦公桌是工作平臺， 不是擺放物品的倉庫， 非擺在桌面不可的東西， 大概只有電腦跟電話， 就算要放置當下會用到的東西， 也要在工作結束後馬上收拾乾淨。

原則2：每件物品放在固定位置

建立固定的工作模式， 也會事半功倍， 例如辦公桌的第一層抽屜放工具書， 第二層抽屜放文具。 一旦養成了習慣，不但可以保持桌面清潔，還能馬上掌握所有物品的位置。

原則3：東西無法定位時，要設法解決

筆筒塞滿了，很多人就會把筆亂放，造成桌面更淩亂。因此，重點在於不能讓物品誤入其他空間，要限制在固定位置的範圍裡，並隨時檢視、整理。

原則4：檔或資料只保留最終版本

相較於文具，檔或資料更容易積累，但整理原則大致相同，亦即“排除相同物品、保留最後一份”。像企劃書這類會不斷更新的檔，只需保留結案後的最終版本。此外，最好也要將資料都數位化。

原則5：為需要的物品設定優先順序

如果檔和文具以外的物品也不斷地增加，請先假設自己買了一張新桌子，然後將所有東西都擺在桌上，再將絕對需要的物品收進抽屜裡，其他一律不放置。如能謹慎挑選，必定能迅速減少物品數量。

原則6：規劃一個“自由空間”

對於一時不知如何分類的東西，可以先把櫃子的空置處當做一個自由空間，暫時放置，短則3天,長則1周，就得把這些東西清掉，維持視覺的清爽。

一旦養成了習慣，不但可以保持桌面清潔，還能馬上掌握所有物品的位置。

原則3：東西無法定位時，要設法解決

筆筒塞滿了，很多人就會把筆亂放，造成桌面更淩亂。因此，重點在於不能讓物品誤入其他空間，要限制在固定位置的範圍裡，並隨時檢視、整理。

原則4：檔或資料只保留最終版本

相較於文具，檔或資料更容易積累，但整理原則大致相同，亦即“排除相同物品、保留最後一份”。像企劃書這類會不斷更新的檔，只需保留結案後的最終版本。此外，最好也要將資料都數位化。

原則5：為需要的物品設定優先順序

如果檔和文具以外的物品也不斷地增加，請先假設自己買了一張新桌子，然後將所有東西都擺在桌上，再將絕對需要的物品收進抽屜裡，其他一律不放置。如能謹慎挑選，必定能迅速減少物品數量。

原則6：規劃一個“自由空間”

對於一時不知如何分類的東西，可以先把櫃子的空置處當做一個自由空間，暫時放置，短則3天,長則1周，就得把這些東西清掉，維持視覺的清爽。